1. Inleiding
HOFAS B.V. hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en de privacy van haar klanten, leveranciers, medewerkers, sollicitanten, websitebezoekers en overige relaties.

In deze privacyverklaring legt HOFAS B.V. uit welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden deze worden gebruikt, op welke wijze deze worden beschermd en welke rechten betrokkenen hebben.

HOFAS B.V. verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

2. Verantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

HOFAS B.V.
Kortemeestraat 33
4611 TL Bergen op Zoom
Nederland

E-mail: info@hofas.nl
Website: www.hofas.nl

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de relatie met HOFAS B.V. kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

Zakelijke relaties en opdrachtgevers

• Naam
• Bedrijfsnaam
• Functie
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Zakelijk adres
• Factuurgegevens
• Betaalgegevens
• Correspondentie

Leveranciers en onderaannemers

• Contactgegevens
• Bedrijfsgegevens
• Factuurgegevens
• Bankgegevens
• Contractgegevens

Sollicitanten

• Naam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Curriculum Vitae
• Motivatiebrief
• Werkervaring
• Opleidingsgegevens
• Referenties (indien verstrekt)

Websitebezoekers

• IP-adres
• Browsergegevens
• Apparaatgegevens
• Cookiegegevens
• Bezoekgedrag op de website

Beveiligingsdiensten
Indien noodzakelijk voor de uitvoering van beveiligingsdiensten kunnen aanvullende persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder:

• Camerabeelden
• Bezoekersregistraties
• Toegangsregistraties
• Incidentrapportages

Voor zover wettelijk toegestaan en noodzakelijk voor de uitvoering van de dienstverlening.

4. Doeleinden van verwerking
HOFAS B.V. verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden, waaronder:

• Het uitvoeren van overeenkomsten;
• Het leveren van facilitaire diensten;
• Het uitvoeren van beveiligingsdiensten;
• Het uitvoeren van hospitalitydiensten;
• Het onderhouden van klantrelaties;
• Facturatie en administratie;
• Klantenservice;
• Werving en selectie;
• Nakoming van wettelijke verplichtingen;
• Beveiliging van personen, gebouwen en eigendommen;
• Verbetering van dienstverlening;
• Beveiliging van ICT-systemen;
• Marketing- en communicatiedoeleinden.

5. Rechtsgrond van verwerking
HOFAS B.V. verwerkt persoonsgegevens uitsluitend indien daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Verwerking vindt plaats op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst;
• Wettelijke verplichting;
• Gerechtvaardigd belang;
• Toestemming van de betrokkene;
• Bescherming van vitale belangen;
• Vervulling van een taak van algemeen belang indien van toepassing.

6. Bewaartermijnen
HOFAS B.V. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Als uitgangspunt gelden onder meer de volgende bewaartermijnen:

• Administratieve gegevens
• 7 jaar conform fiscale wetgeving.
• Contract- en opdrachtdossiers
• Tot 7 jaar na beëindiging van de overeenkomst.
• Sollicitatiegegevens
• Maximaal 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure.
• Met toestemming van de sollicitant maximaal 1 jaar.
• Camerabeelden

Maximaal 4 weken tenzij:

• een incident heeft plaatsgevonden;
• een onderzoek loopt;
• een wettelijke verplichting anders voorschrijft.

Websitegegevens: Conform de ingestelde cookie- en analysetermijnen.

7. Verstrekking aan derden
HOFAS B.V. verstrekt persoonsgegevens uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, een wettelijke verplichting bestaat of daarvoor toestemming is verkregen.
Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met:

• Opdrachtgevers;
• Leveranciers;
• Onderaannemers;
• IT-dienstverleners;
• Hostingproviders;
• Boekhoudkundige dienstverleners;
• Verzekeraars;
• Juridische adviseurs;
• Overheidsinstanties;
• Toezichthouders.

HOFAS B.V. verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

8. Internationale doorgifte
HOFAS B.V. verwerkt persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Indien persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, worden passende waarborgen getroffen conform de AVG.

9. Beveiliging van persoonsgegevens
HOFAS B.V. neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• misbruik;
• vernietiging;
• wijziging;
• openbaarmaking.

Onder meer worden beveiligingsmaatregelen toegepast zoals:

• versleutelde verbindingen (SSL);
• toegangsbeveiliging;
• wachtwoordbeleid;
• antivirus- en firewallbescherming;
• autorisatiebeheer;
• logging en monitoring.

10. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben op grond van de AVG onder meer de volgende rechten:

• Recht op inzage
• Het recht om persoonsgegevens in te zien.
• Recht op rectificatie
• Het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren.
• Recht op verwijdering
• Het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen voor zover wettelijk toegestaan.
• Recht op beperking
• Het recht om verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid
• Het recht om persoonsgegevens te ontvangen in een gangbaar digitaal formaat.
• Recht van bezwaar
• Het recht bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
• Recht om toestemming in te trekken
• Indien verwerking is gebaseerd op toestemming.

Verzoeken kunnen worden gericht aan:

info@hofas.nl

HOFAS B.V. kan vragen om aanvullende identificatie voordat een verzoek wordt behandeld.

11. Cookies
De website van HOFAS B.V. maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.

Cookies worden gebruikt voor:

• technische functionaliteit;
• websitebeveiliging;
• statistische analyses;
• gebruikerservaring;
• marketingdoeleinden.

Voor zover wettelijk vereist wordt vooraf toestemming gevraagd.

Gebruikers kunnen cookies uitschakelen via de instellingen van hun browser.

12. Cameratoezicht
In het kader van beveiligingswerkzaamheden kan gebruik worden gemaakt van cameratoezicht.

Cameratoezicht wordt uitsluitend toegepast:

• indien noodzakelijk;
• voor beveiligingsdoeleinden;
• overeenkomstig de AVG;
• overeenkomstig overige toepasselijke wet- en regelgeving.

Camerabeelden worden uitsluitend ingezien door geautoriseerde personen.

13. Datalekken
Indien sprake is van een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, zal HOFAS B.V. handelen conform haar interne datalekprocedure.

Indien wettelijk verplicht zal melding worden gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien noodzakelijk, aan betrokkenen.

14. Verwerkers en onderaannemers
Voor de uitvoering van haar dienstverlening kan HOFAS B.V. gebruikmaken van derden.

Indien deze derden persoonsgegevens verwerken namens HOFAS B.V. worden passende verwerkersovereenkomsten gesloten.

HOFAS B.V. blijft zorgvuldig toezien op een passende bescherming van persoonsgegevens.

15. Sollicitaties
Persoonsgegevens van sollicitanten worden uitsluitend gebruikt voor de beoordeling van geschiktheid voor een functie binnen HOFAS B.V.

Sollicitatiegegevens worden vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gedeeld met personen die betrokken zijn bij de selectieprocedure.

16. Wijzigingen
HOFAS B.V. behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van HOFAS B.V.

Wijzigingen treden in werking op het moment van publicatie.

17. Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via:

HOFAS B.V.
Kortemeestraat 33
4611 TL Bergen op Zoom

E-mail: info@hofas.nl
Website: www.hofas.nl

18. Klachten
Indien een betrokkene van mening is dat HOFAS B.V. persoonsgegevens verwerkt in strijd met de AVG, kan een klacht worden ingediend bij:

Autoriteit Persoonsgegevens

Daarnaast staat het betrokkenen vrij een procedure aanhangig te maken bij de bevoegde rechter.